離職交接最常漏掉的，不是桌上的東西，是那個全公司共用的雲端帳號。2026 年 10 月，鏡週刊報導了一起真實案件：一名行銷人員離職時重置公司設備、刪除了 58 個原始影像檔案，公司以為 NAS 有備份，備份裡卻沒有原始檔，他最後被依電磁紀錄罪判刑四個月。我們在我們的團隊可以共用一個 Google Drive 帳號嗎？說過：不可能每次有離職員工就更改密碼。這篇接著把那句話講完。

一、共用帳號在離職時，有四個改密碼也解決不了的問題。（1）所有權說不清：檔案都在「大家的帳號」裡，他上傳的、客戶傳來的，交接清單列不出來。（2）驗證綁在他的手機：改完密碼，驗證碼還是傳給離職員工，全公司反而被鎖在門外。

（3）登入過的地方收不回來：他家裡的電腦、手機 App 可能還維持登入狀態，改密碼不一定能把這些連線全部踢掉。（4）沒有紀錄可查：共用帳號的存取紀錄只有「帳號」、沒有「人」，事後想查誰看過、下載過什麼，查不到。

二、離職當天的交接清單。先講範圍：這份清單只處理共用雲端帳號本身——停用、轉移、收回、留紀錄，不是全公司每個 SaaS 的大盤點。順序只有一個原則：先停用，再轉移；反過來做，檔案可能在轉移前就先被動了手腳。

照著做：第一，停用他的存取並收回他經手資料夾的權限；第二，把工作檔案轉給接手人（這和勞工紀錄的法定保存是兩回事，不要混著刪）；第三，收回或改派他發出過的對外分享連結；第四，重置共用帳號的密碼與兩步驟驗證；第五，檢查還有哪些裝置登入中，逐一登出；最後，把交接過程留成紀錄。離職前怎麼防範檔案被帶走，我們在離職員工把公司機密檔案帶走，有什麼方法可以防範？寫過預防的那一半。

三、但要誠實講：整份清單做完，改密碼、重置驗證，仍然只是治標。根本問題不是密碼外流，是「一個帳號，本來就分不出誰是誰」。只要還在共用，下一個人離職，就得再演一遍。

根本解法是一人一個帳號。公司會共用，多半不是想省事，是帳號按人頭計費、捨不得開。雲檔案採年費制、不限使用者人數，幫每位同仁（包括臨時人員）開專屬帳號不用多付錢；用資料夾權限分開誰能看、誰只能唯讀，存取紀錄保留五年，而且記到「人」。有人離職，關掉他一個帳號就結束，權限跟著人走。

四、已經在共用的公司，怎麼搬過來？五步：先照部門和案件建好資料夾權限結構；把共用帳號的檔案移進去；逐人開專屬帳號、按資料夾授權；共用帳號降為唯讀，觀察一週，確認沒人再用它工作；最後關閉。每步都不難，難的是拖著不開始。

今天就能先做一件小事：把公司共用的雲端帳號列出來，數一數幾個人知道密碼、驗證碼綁在誰的手機上。如果答案讓你不太安心，這篇的清單就是起點。

想直接換成一人一個帳號，可以先從一個部門試：雲檔案免費試用一個月，年費制、不限人數。申請後替每位同仁開專屬帳號，照第四節的五步，讓共用帳號正式退場。