企業雲端空間的報價單上，「每人每月」看起來總是很便宜。真正的價格，要乘上人數才看得到。10 個人、30 個人、50 個人，每個月的那個小數字，一年下來可能是好幾倍。更常見的後果是：為了省帳號錢，公司乾脆讓大家共用一個帳號——而共用帳號在員工離職時會出什麼問題，我們在員工離職了，共用帳號裡的檔案怎麼辦？寫過。

一、人頭制怎麼算：人數 × 單價 × 12 個月。拿一個數字試算就好——假設每人每月 NT$200（這只是試算範例，各家實際價格不同，報價時以廠商當下牌價為準）：10 人一年 NT$24,000，30 人 NT$72,000，50 人 NT$120,000。人數一增加，費用就跟著漲；兼職、臨時人員、新進員工，每多一個帳號就多一份錢，預算永遠要跟著人數重算。

二、年費制怎麼算：一年一筆，不限人數。雲檔案採年費制，NT$3,000 起，不限使用者人數——10 人用是這筆，50 人用，帳號的錢還是這筆，不會因為多開幾個帳號就多收。預算一次編好，明年不因人數變動而重算；臨時人員、兼職同仁要開專屬帳號，也不用先算帳號錢。

三、只比價格，會漏掉三件事。第一，帳號彈性：臨時人員能不能有自己的帳號，還是只能共用？共用省下來的帳號錢，常常在離職交接時一次還回去——我們在我們的團隊可以共用一個 Google Drive 帳號嗎？談過這個取捨。第二，權限與紀錄：每個人是不是專屬帳號、資料夾權限能不能分開、存取紀錄能不能留到人、留到五年。第三，容量與傳輸：單一檔案上限多少、斷線能不能續傳、給客戶的分享能不能只准看不准下載。

雲檔案在這三項上的對照是：不限人數開專屬帳號、資料夾權限分開、存取紀錄可保存五年；單一檔案最高 5GB 且可續傳，分享可以設為唯讀。這些不是附加功能，是計費方式改變後才成立的前提——人頭制下，每個專屬帳號都要錢，公司才會忍不住共用；年費制下，專屬帳號不另外計價，權限跟著人走才做得到。

四、但要誠實講：年費制不是人人都划算。如果公司只有三、五個人，而且要的是一整套信箱、文書、會議的辦公室套裝，人頭制套裝可能更划算——因為你買的不只是放檔案的地方。雲檔案是檔案儲存與交換專用的服務，不是文書套裝。先分清楚：你要買的是「放檔案、傳檔案的地方」，還是「整套辦公室」？前者看計費方式，後者看套裝內容。

決定之前，先算三個數字：現在幾個人、一年後預估幾個人、一年裡會有幾個臨時人員需要帳號。把三個數字代進人頭制的公式，再對照年費制的一筆年費——哪邊便宜、哪邊預算穩定，算完就很清楚了。如果算完發現年費制適合，可以先從一個部門試。

雲檔案免費試用一個月，年費制、不限人數。試用期間替每位同仁開專屬帳號、照資料夾分好權限，用你公司實際的人數跑一個月，帳單就不用再猜了。